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相談事例(小売業)退職者の書類管理は1年で大丈夫ですか?

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Q 当社は、パートやアルバイトを含め、従業員の入れ替わりが激しいです。

採用した者の履歴書や勤務記録は、退職後、約1年で廃棄しています。

最近、1年前に辞めたアルバイトから未払い残業代の請求が来ましたが、その時の勤務記録等の書類は廃棄しており、確認出来るものがありません。

 

社長に相談したところ、「勤務記録がなければ、退職者の言い分通りに支払わなければならないかもしれない!」と問い詰められました。

 

退職した従業員の書類は、何年ぐらい保存するのが妥当なのでしょうか?

 

 

 

A 労働者名簿や賃金台帳などは労働基準法で「3年」の保存が義務付けられています。

 

3年のカウントは、以下の日が起算日(その日からスタート)です

 

・労働者名簿 → 従業員が退職した日(解雇された日)
・賃金台帳 → 最後の記入をした日
・採用、退職、解雇に関する書類 → 従業員が退職した日(解雇された日)
・災害補償に関する書類 → 災害補償が終わった日
・その他の労働関係の書類
→ 処理が完結した日

 

なお、賃金請求権の時効も「3年」です。

 

※2020年4月1日の民法改正により、保存期間も消滅時効も、2年から5年に延長されたのですが、当分の間は3年となっています。数年以内に5年になると思われます。

 


 

 

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C&Pいずみ社会保険労務士法人
代表社員/社会保険労務士/行政書士 泉正道
兵庫県姫路市北条宮の町287-6 ANGELO北条703号

 

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